各位老师：
2月24日开学以后，学部整体采取尽量远程、减少人员接触的工作方式，对于行政、财务、资产等服务事项的工作安排，及用章用印、会议室使用等具体管理要求。未来也会根据疫情变化及工作需要及时进行调整。
地理科学学部
2020年2月23日
目录
第一部分：行政工作方案
根据学校当前工作安排，2020年2月24日开始教师返校。针对当前新冠病毒疫情发展现状，部分人员身处疫区，不宜回京到岗，部分人员尚处于返京后居家隔离状态，不宜返校到岗。为保障师生健康，尽量减少人员流动和人员接触，2月24日开学后行政人员将坐班工作制临时调整为轮班坐班制，非到岗人员务必保证通讯畅通，采用网络、电话等方式开展工作。具体方案如下。
一、轮班工作安排
1. 学部党政行政人员以办公室为单位，一个办公室原则上仅安排一人，财务办将根据业务量增减值班人员，要求在不同办公室办公；党务办身处外地人员较多，根据业务需求及人员返京情况再做安排；
2. 二级单位秘书由二级单位根据业务需要自行决定是否需要到校上班。建议以楼宇为单位安排轮岗，为该楼师生给予相应服务，二级单位协商轮班人员，如在生地楼与京师科技大厦各安排一位秘书老师；
3. 身处疫区不宜回京到岗，回京后未出隔离期（14日）的不做安排；
4. 轮班坐班安排于2020年2月23日前完成，并根据实际情况实时调整，由党一诺、陈蓉蓉、郭焕然负责，安排表格式见附件一。
二、材料递送
1. 启用励耘学苑一楼信箱，根据各个业务口进行划分，日常材料均投递至一楼信箱，学部轮班人员每天定时集中处理；
2．学部二层设立签到台，可放置需紧急处理的材料，用筐标记业务类型，待轮班人员处理后返回；请老师们自备笔，自觉在签到台登记。
3. 严格控制同时间办理人员数量，一次进入一个办公室的人员不超过1个，其他人员在一楼或二楼大厅等候，且等候时需保持距离。
三、轮班信息发布
轮班信息提前一天在地理科学学部全体教师微信工作群发布。
四、到岗信息登记
为防控疫情，也便于未来接触信息查询，做好每日到岗和来访信息登记。（格式示例见附件二、附件三）
五、轮班执行时期
从2月24日起，实行行政轮班工作制，第一期安排至2月28日。根据疫情变化和上级部门相关政策将及时调整或延长。
附件一：轮班表示例
地理科学学部励耘学苑现场办公人员
日期：
姓名 | 办公地点 | 联系电话 |
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附件二：到岗登记表示例
地理科学学部2020年行政人员到岗登记表
日期：
姓名 | 办公地点 | 到岗时间 | 离岗时间 |
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附件三：来访登记表示例
地理科学学部2020年春季学期来访登记表
日期：
姓名 | 到访地点 | 到访时间 | 离开时间 | 联系电话 |
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第二部分：财务工作方案
因疫情影响，2月24日教师返校后，整体财务工作流程有所变化，如给您带来不便，敬请谅解！
具体内容如下：
（一） 入账、开发票等业务，请先与学部财务办公室电话联系，确认资料完整后，再到学部进行盖章等工作。（周一、周二办理科研入账；周三、周四办理借开发票）
（二） 不紧急的日常报销单据投放到学部一楼信箱，并及时通知财务老师（微信、QQ、邮件、电话、等方式均可），学部财务办公室将于每日上午11点，下午16点统一收取、核对材料、集中办理。
（三） 紧急业务放置学部二层签到台相应文件筐中，自行登记并同时告知财务办公室老师。
（四） 有修改、退回、或补充材料的报销单，财务老师将放置学部二层相应文件筐，并通知老师（学生）取回修改或补充。
（五） 2020年1月、2月公务卡消费请先自行还款。
（六） 根据财经处通知2019年发票将延至2020年6月底前报销。（公共经费的2019年发票截至收单时间为6月中旬。）
（七） 提交的财务报销单、资料需放入文件袋投放并附相应《收单清单》，请见单行发布的excel附件。
（八） 24号教师返校至学生开学期间，如果有借款业务请各位老师参照2月份提交劳务的操作流程。个人经费发邮件至财务公共邮箱dlxbcw@sina.com，值班财务老师会和您核对。公共经费发郭焕然老师邮箱guohuanran@bnu.edu.cn。
如您确需亲自到学部财务室办理有关事项，请提前做好充分准备，同时按照国家防疫相关要求戴好口罩，与其他人员保持1米以上的距离，并自备纸笔等相关用具。
学部财务办公室
第三部分：资产工作方案
根据学校国资处管理要求，结合学部实际情况，做出如下安排：
一、疫情防控期间，资产相关工作提倡全线上申请、审批。
二、学部在励耘学苑行政办设材料收集点。如确需线下提交资料，可提前联系资产管理员杨逸姗，并将资料装入信封后送至学部收集箱，信封上留有联系方式，学部处理完后联系您取回相应材料，避免人员直接接触。
三、资产验收、维修、变更、报废业务可直接联系资产管理员，由资产管理员在资产系统上操作并提交至国资处。
四、资产采购业务
参照政府采购与招标管理工作办公室2020年2月18日“【通知
公告】关于疫情防控期间学校采购工作安排的通知”执行。主要内容如下：
1、 与疫情防控相关的采购项目，按照财政部《关于疫情防控采购便利化的通知》（财办库〔2020〕23号 ）和学校相关要求执行。
2、 非疫情防控相关的采购项目，按照如下方式执行：
1） 校定采购限额标准以下的采购，应优先采用网上商城、网上竞价方式进行采购。
2） 校定采购限额标准以下的采购，确需采用三方比价、谈判采购的，可将比价、谈判材料（建议比价、谈判通过电话、邮件等非接触方式进行）扫描件发送至zfcg@bnu.edu.cn，政府采购与招标管理工作办公室审核后将审批意见返回原邮箱。
3） 疫情防控期间，非疫情防控相关项目的开标、磋商、谈判等活动均应延期。确需在疫情防控期间组织开标、磋商、谈判的，须经学校审批后方可进行
汇总简表：
采购类型 | 校定采购 限额 | 校定采购限额以下采购方式 | 校定采购限额以上采购方式 |
教学科研设备（货物类） | 50万 | 0.15万（含）-5万(不含)：采购管理平台网上商城 | 1、通过采购管理平台提交采购申请； 2、疫情防控结束后将纸质版采购材料提交至国资处 |
5万（含）-20万（不含）：采购管理平台网上竞价 | |||
20万（含）-50万（不含）：学部组织谈判采购、报备国资处 | |||
家具 | 20万 | 0-10万：自行采购 | 报国资处 |
10-20万：三方比价报学部 | |||
服务（非工程相关） | 20万 | 0-10万：自行采购 | 报国资处 |
10-20万：三方比价报学部 | |||
修缮工程 | 50万 | 0-10万：自行采购 | 1、将修缮工程项目委托书、立项通知单或公用房屋装修改造申请表（仅限校内公用房装修改造项目）、设计图纸、工程量清单、控制价等材料电子版发送至zfcg@bnu.edu.cn 2、疫情防控结束后将纸质版采购材料提交至国资处备案 |
10万（含）-50万（不含）：三方比价（比价材料由国有资产管理处（政府采购与招标管理工作办公室）和总务部门共同审核） |
五、联系人
学部资产管理员：杨逸姗
六、附比价采购报告
太平洋在线会员官方网比价采购报告
采购名称 |
| 采购数量 |
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经费项目号 |
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审核单编号 | （此编号在国有资产管理处205获取） | |||||||||||
比价小组 成员信息（不少于3人） |
| 姓名 | 所在单位 | 职称 | 电话 | 手机 | ||||||
组长 |
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成员 |
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成员 |
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供货商报价信息(不少于三家、按总报价由低到高排序) | 公司名称 | 总报价 | 公司联系人 | 手机及公司电话 | ||||||||
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…… |
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比价情况 说明 | 一、供应商报价情况比较： 对以上供应商的报价情况进行说明，包括品牌、型号、技术参数、报价情况、售后服务、到货时间等进行比较。（需提供上述供应商的报价单，作为附件与本报告单一起送国有资产管理处205审核备案。网上比价的，请截图加盖本单位章）（打印时请将黄字部分删除） 二、特殊事项说明： 采购进口设备的，说明理由： 。 采购单一来源设备的，说明理由： 。如为专利或独家授权的，请另附证明材料。 三、比价结果：拟选择 供货，单价 元，数量 ， 总报价 元。 | |||||||||||
比价小组 成员签字 | 比价小组成员签字（全部成员都要手书签名）： | |||||||||||
国资处 审核或审批 | 总价10万元以下，材料审核（国有资产管理处）： 审核人： 年 月 日 总价10万元（含）以上，领导审批（国有资产管理处主管领导）： 审批人： 年 月 日 | |||||||||||
备 注 | 请参考以下原则进行比价： 1、在相同品牌型号下进行比较，选择价格最低者；价格相同的选择售后服务、到货时间等最优者。 2、市场上没有相同品牌型号的，在相同的指标、参数情况下进行比较，选择价格最低者；价格相同的选择售后服务、到货时间等最优者； 3、市场上没有相同的指标、参数的，选择指标、参数最优，价格最低者。 | |||||||||||
申请单位： 申请人（教师）签字：
（加盖单位公章） 联系电话：
年 月 日 年 月 日
第四部分：公章使用办法
疫情防控期间，为减少人员接触，学部公章使用安排暂行如下：
一、常规材料盖章
常规材料指日常事务型材料盖章，如财务报销单、校内外劳务表、临时卡申请、学生调课申请、固定资产申请、出国批件等。
二、个别材料盖章
个别材料指非常规材料，如XX会员申请表/成员推荐表、实验基地电量/预算申请表等。
请将需要盖章的材料，按类别放入励耘学苑二层材料分流筐中，并在登记表填入您所需盖章的材料信息及个人信息。请您知会轮班老师并稍等片刻，材料盖章办理完毕后，联系您取回。
三、合同审批表盖章
学校开发了合同管理系统，学部作为试点单位已经启用，请老师们尽量采用线上审批的方式走合同盖章流程。
合同管理系统使用方法：
登录信息门户→合同管理系统→合同审批表进入填写，并将合同电子版作为附件上传，信息全部录入完毕后，点击发送即可。
操作界面如下图：
电子合同审批表提交后将由学部合同管理员分流至相关业务主管领导审批，经过学校业务归口部门管理员作相关批复，最终由学校法务部门审批。合同审批表在系统中走完流程后,您可打印已批示完毕的审批表，携纸质合同一起拿到校办直接盖校印。
系统相关操作可具体联系行政秘书金璐。
盖章材料登记表
材料登记日期 | 盖章材料内容 | 负责人 | 联系人 | 联系方式 | 材料取回日期 | 取回人签字 |
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第五部分：会议室使用方案
为保障师生身体健康，在疫情期间尽量采用线上讨论方式，尽可能避免在会议室集中开会。如确有需要，请参照以下方案实施。
一、会议室预约
会议室预约系统启用审批功能，凡订用会议室开会，均需经过学部重大传染性疾病预防控制工作领导小组审批通过后方可使用。
二、会议室取消
遇已预约会议室临时发生变化的情况，请及时取消预约。
三、会务准备
防疫期间为避免过多接触，原则上会议室不准备茶水。
四、会议要求
请尽量使用具有窗户通风的会议室，且会议室容纳人数需大于参会人数的两倍；所有参会人员必须佩戴口罩，保持一定距离；会前会后注意勤洗手，注意会议室开窗通风。
五、联系人
如有问题，可具体联系行政秘书金璐。
附件：学部公共会议室情况一览表
会议室所在地 | 会议室 | 可容纳人数 | 是否有窗户通风 |
生地楼 | 148 | 48人 | 有 |
180 | 75~80人 | 有 | |
气象园 | 36人 | 有 | |
351、355、461 | 12~15人 | 有 | |
670 | 14~19人 | 有 | |
京师科技大厦B座 | 706 | 12~16人 | 无 |
731 | 8~10人 | 无 | |
803 | 4~8人 | 无 | |
935、936 | 12~16人 | 无 | |
1115 | 10~12人 | 有 | |
1226 | 14~45人 | 无 |